Rédiger une Lettre Officielle
Votre correspondance officielle doit se conformer à des normes très strictes.
I. PRESENTATION
- Papier grand format (21/29.7), de bonne qualité.
- Lettre manuscrite (si c'est une candidature, car il y aura une analyse graphologique).
- Ecriture impeccable, au stylo à plume, encre noire, bleue, ou bleu-noir.
- Lignes bien droites. Utilisez un guide ligne sous la feuille.
- Orthographe parfaite (n'hésitez pas à utiliser le dictionnaire) et ponctuation adéquate.
II. FORME
- 1 Vos prénoms, nom, adresse, N° de téléphone, Fax, mobile…
- 2 Les coordonnées du destinataire : "A Monsieur le Directeur de tel service, adresse…" ou "A l'attention de …." Indiquer le (ou les) titre de l'interlocuteur.
- 3 Lieu, date (de la lettre)
- 4 Monsieur, ou Madame (tout court). Pas de titre. Pas de "cher".
- 5 Laissez une marge (à peu près 3 ou 4 cm, votre destinataire doit avoir la place d'y écrire des remarques.
- 6 Le texte de votre lettre :
*L'entrée en matière : "J'ai l'honneur de vous rendre compte..., de vous faire parvenir..., de vous demander..., de vous exposer le fait suivant…, de porter à votre connaissance…, d'attirer votre attention sur …, de soumettre à votre approbation…, à votre appréciation…" ou bien "j'ai eu connaissance…, j'ai été informé…, intéressé…"
* Présentation d'une requête : "Je vous serais obligé de…, reconnaissant de bien vouloir….
Attention aux expressions suivantes : "bien vouloir" est une demande, "vouloir bien" est un ordre.
* Le contenu de votre lettre doit être précis, clair, concis, bien rédigé en paragraphes séparés.
Pour une lettre de motivation :
§ 1 : "Vous". Parlez au destinataire de lui-même, de ce que vous savez ou percevez de la société. Si possible essayez de ne pas commencer par "Je".
§ 2 : "Moi". Ce que vous avez à lui apporter….
§ 3 : "Nous". Suscitez une rencontre, un entretien….
- 7 La formule finale de politesse :
"Je vous prie, Monsieur (ou Madame) d'agréer l'expression (ou l'assurance) de…
(si supérieur hiérarchique) ..ma respectueuse considération, ma gratitude et de mon profond respect, ma haute considération et de ma gratitude, mes sentiments respectueusement dévoués, mon respectueux dévouement, mes sentiments respectueux…..
(si intermédiaire) …mes meilleurs sentiments, mes sentiments les meilleurs, ma respectueuse sympathie, mes sentiments respectueux et amicaux…
(si égal) …mes sentiments bien cordiaux, mon amical souvenir….
Si vous écrivez à quelqu'un qui est inconnu de vous, ou à un supérieur hiérarchique :
Evitez :
- le mot "sentiment" d'un homme à une femme, et inversement.
- les remerciements "anticipés". Il ne faut jamais forcer la main.
- l'expression "je compte sur votre réponse" (idem).
- les formules commerciales banales du type : "salutations distinguées, ou "considération distinguée", encore moins "salutations empressées" ou "sentiments affectueux" (valable pour la correspondance privée).
- 8 La signature
Elle se situe en bas et à droite de la lettre.
La signature comprend l'initiale du prénom et le nom en entier. (Les seules initiales s'appellent un "paraphe"). Elle ne doit pas être illisible, ni "tarabiscotée", ni trop grande, ni trop petite, mais discrète et personnalisée. Eviter de la barrer.
- 9 P.J. = Pièces jointes. Indiquez ici la liste précise des documents que vous joignez à votre lettre.
D.Desbornes. 2009